Waarom investeren in je onboarding rendeert
Een goede onboarding is belangrijk voor het succes van je bedrijf. Het zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen, dat ze de cultuur en waarden van je organisatie begrijpen en de nodige kennis en vaardigheden verwerven om snel productief te zijn. Daarnaast blijkt ook dat het onboardingsproces een sterke impact heeft op het aanhouden van je talentvolle medewerkers. Zowel op de korte als de lange termijn.
Effecten op korte termijn.
Een nieuwe onderneming binnenstappen op je eerste dag kan een indrukwekkende ervaring zijn. Je leert heel wat nieuwe mensen kennen, maakt kennis met alsmaar meer nieuwe apps en tools en wordt bedolven onder bakken dossiers, procedures, projecten en initiatieven. Geen wonder dat volgens Forbes 81% van de nieuwe medewerkers zich overweldigd voelen gedurende hun onboarding bij een nieuwe werkgever.
Een negatieve onboardingervaring kan ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers dubbel zo snel uitkijken naar een andere job. 1 op 3 van de nieuwe medewerkers verlaat het bedrijf zelfs binnen de 6 maanden bij het ontbreken van een sterk onboardingsprogramma. Gelet op de kosten die het vervangen van een medewerker met zich meebrengt doet elke organisatie er goed aan om vertrekkers tot een minimum te beperken.
Effecten op lange termijn
78% van de bevraagde medewerkers geeft aan langer bij een bedrijf te blijven als ze een duidelijk loopbaan pad hebben binnen de organisatie. Volgens Glassdoor zien we dat het implementeren van een sterk onboarding programma leidt tot een verhoogd retentiepercentage van nieuwe medewerkers van 82%. Medewerkers die een negatief beeld hebben van hun onboarding zijn ook 20% minder geneigd om de firma als werkgever aan te bevelen aan vrienden of familie. Het mag duidelijk zijn dat je zonder een sterk onboardingsproces geen krachtige retentiestrategie kan opzetten.
Onboarden met ROI
De ROI van een goede onboarding is dan ook aanzienlijk. Volgens een onderzoek van de Aberdeen Group kunnen bedrijven die een gestructureerd onboarding programma hebben, rekenen op een 62% hogere productiviteit en een 54% hogere betrokkenheid van hun nieuwe medewerkers. Bovendien kunnen ze de inwerktijd met 37% verkorten en de kosten van het inwerken met 16% verlagen.
Het spreekt voor zich dat medewerkers die beter en sneller zijn ingewerkt en die zich meer betrokken voelen bij het bedrijf een aantal positieve effecten teweegbrengt. Zo zullen zij zorgen voor een betere klantenservice, wat de klanttevredenheid en klantenretentie verhogen. Vanwege hun hogere betrokkenheid zie je bijvoorbeeld ook een toename in de hoeveelheid cross-selling en doorverwijzingen.
Hoe organiseer je dan een goede onboarding in je bedrijf?
Onboarding als deel van de EX
Het is in de eerste plaats belangrijk de onboarding niet te zien als een losstaande procedure die éénmalig loopt en snel weer stopt.
Wanneer begint Onboarding?
Een goede onboarding begint al voor de eerste werkdag van je nieuwe medewerker. De tijd tussen het tekenen van het contract en de eerste effectieve werkdag kan soms maanden duren. Zeker wanneer er een opzeg gepresteerd moet worden.
Gedurende deze periode is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de verbinding die werd gecreëerd tijdens de rekruteringsfase wordt behouden en zelfs versterkt. Dit kan op verschillende manieren. Deze fase noemen we de pre-boarding.
Stuur je toekomstige nieuwkomer een welkomstpakket met een onthaalbrochure vol praktische informatie. Een plattegrond van het kantoor mag niet ontbreken, met relevante “hotspots” zoals de toiletten, het koffieapparaat, veiligheidsinfo, … Denk ook aan een rondleiding op kantoor en een kennismaking met de naaste collega’s. Dat kan ook in virtuele vorm, een videorondleiding kan een leuke, efficiënte en praktische manier zijn om dit te organiseren, want het kan op elk moment worden bekeken, vanop elke locatie en je hoeft het maar één keer te doen per locatie; perfect voor remote werkers. Door het interactief te maken en spelvormen te gebruiken maak je de ervaring niet alleen nuttig maar ook leuker en vooral memorabel.
Maak ook een duidelijk plan voor je nieuwe medewerker. Een duidelijk inwerkplan is de ruggengraat van een goede onboarding. Het beschrijft de doelen, de activiteiten, de verantwoordelijken en de timing van het onboarding traject. Het inwerkplan moet afgestemd zijn op de functie, het niveau en de behoeften van de nieuwe medewerker. Het moet ook regelmatig geëvalueerd en bijgestuurd worden op basis van feedback en resultaten.
Door bij het welkomstpakket ook wat leuk en praktisch (lees: nuttig) merkmateriaal van je organisatie in te sluiten versterk je de betrokkenheid en faciliteer je dat je nieuwste medewerker ook je nieuwste fan wordt. De nabije omgeving, vrienden en familie, merken dat vaak op, wat je employer brand versterkt.
Staan er veranderingen op til, vergeet niet om te overwegen of de communicatie die je aan je medewerkers doet ook al interessant, nuttig, motiverend kan zijn voor de nieuwe starters.
Vinden er in deze periode leuke teamactiviteiten plaats, zoals een uitstap, teambuilding of personeelsevenement, nodig dan ook de toekomstige collega’s uit op deze momenten. Zo laat je geen kans onbenut om hen al stevig aan je organisatie en hun collega’s te binden, nog voor ze 1 dag gewerkt hebben.
In deze fase doe je ook het voorbereidende werk om ervoor te zorgen dat op de eerste dag alles goed georganiseerd is en vlot kan verlopen. Werk je met een buddy-systeem, dan kan je in deze fase al even nadenken over wie er het best geplaatst is om deze rol in te vullen en welke accenten het belangrijkst zijn in het integratietraject.
Buddy systeem
Wat is een buddy? Een buddy is één van de huidige ervaren medewerkers, die een voorname rol zal spelen in de integratie van een nieuwe medewerker bij het bedrijf. In de basis staat deze persoon in voor de ondersteuning en begeleiding van de starter en dit kan, afhankelijk van de organisatiecultuur, verschillende aspecten omvatten.
Allereerst is het oriënteren van medewerkers in het bedrijf van primordiaal belang. Zowel het fysiek wegwijs maken in het gebouw, als in de diverse processen en structuren binnen de organisatie. Wat zijn bijvoorbeeld de afspraken rond het gebruik van het kopieerapparaat of de vaatwasser? Hoe vraag je een nieuwe badge aan als je die verloren bent? Welke procedure moet er gevolgd worden wanneer je als laatste naar huis vertrekt? Wie is de vertrouwenspersoon en wanneer of hoe neem je er contact mee op? Allemaal info die perfect in een onthaalbrochure past en daar ook later in geraadpleegd kan worden.
Daarnaast is een buddy ook één van de personen die, naast uiteraard een eventuele leidinggevende, de eigenheden van de bedrijfscultuur duidelijk kan maken, net als de waarden van de organisatie. Zorg er dus voor dat de buddy die je selecteert niet enkel de firma goed kent, maar ook een goed voorbeeld is van wat de onderneming verwacht van haar medewerkers.
Eerste dag
Zorg voor een warm welkom. Een hartelijk onthaal maakt altijd een positieve eerste indruk en draagt bij tot een goede relatie met je nieuwe medewerker. Zorg ervoor dat hij of zij zich verwacht en gewaardeerd voelt. Zorg voor een persoonlijke begroeting aan de deur, een rondleiding door het kantoor als deze nog niet heeft kunnen plaatsvinden, een introductie bij de collega's, een welkomstcadeau, etc. Maak ook tijd vrij om samen te lunchen of koffie te drinken en om elkaar beter te leren kennen en laat hen kennis maken met hun onboarding buddy.
Naast de persoonlijke verwelkoming zijn er ook tal van praktische zaken die op een eerste werkdag in orde horen te zijn. Indien een laptop of pc ter beschikking wordt gesteld hoort die bij aanvang van de eerste werkdag beschikbaar en volledig geconfigureerd te zijn. De accounts, logins, toegang tot relevante tools, mappen, servers, … zijn ingesteld. Dat maakt een sterke en georganiseerde indruk als bedrijf en zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker zich gerespecteerd en welkom voelt. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld gereedschappen, werkkledij, firmawagens, badges, sleutels, enzoverder.
Eerste week
Een goede onboarding betrekt de nieuwe medewerker bij de cultuur en het team van je onderneming. Laat hem of haar kennismaken met de missie, visie, waarden en doelen van je organisatie. Leg uit hoe zijn of haar rol bijdraagt aan het grotere geheel. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf en het aantal nieuwe starters kan je hiervoor workshops organiseren. Nieuwe starters komen met almaar meer tools in aanraking wanneer ze starten in een nieuwe werkomgeving. Dat maakt natuurlijk het belang van een weloverwogen aanpak ook groter. Voor complexe tools kan je (groeps)training organiseren die periodiek plaatsvindt, afhankelijk van de noden van de onderneming. Voor andere, meer eenvoudige tools kan het volstaan dat een collega van het betreffende domein, zoals IT, HR, of Finance, een korte demonstratie geeft.
Op de eerste dag kan je natuurlijk niet met iedereen laten kennismaken. Zeker niet in grotere ondernemingen. Zorg er wel voor dat binnen de eerste week met alle sleutelpersonen binnen het bedrijf een persoonlijke kennismaking heeft plaatsgevonden en vergeet daarbij niet het management.
Naast de kennismaking met het bedrijf is er natuurlijk ook de functie van de nieuwe starter zelf. Welke verwachtingen zijn er? Welke mate van productiviteit wordt er verwacht en hoe wordt deze geëvalueerd? Welke competenties moeten er worden aangeleerd of versterkt? Wat is de planning met betrekking tot de opleidingen die nodig zijn om succesvol te zijn in hun rol? Een duidelijke communicatie met heldere verwachtingen en concrete planning neemt onzekerheid en onduidelijkheid weg, wat leidt tot minder twijfels bij de nieuwe medewerkers en meer vertrouwen in de onderneming.
Wordt er gedaan aan hybridewerken en/of gebruik gemaakt van flexibele uurroosters, glijuren of andere vormen van flexibiliteit? Zorg ervoor dat de regels en afspraken in de eerste week zeker duidelijk zijn. Zo voorkom je frustraties bij je nieuwe starters en het huidige team.
Eerste 90 dagen
Tijdens het eerste kwartaal gaat de functiespecifieke opleiding verder. Dat gaat zowel over het versterken van de relevante competenties als de interne procedures, structuren en gebruiken. Denk ook aan, bijvoorbeeld, de huisstijl en communicatiestijl die gebruikt wordt voor interne of externe berichtgeving.
In deze periode kan je de nieuwe medewerkers meer inzicht geven in de historiek van het bedrijf. Dit geeft meer duiding over de achtergrond van de missie en historische relevante waarden. Ook de bedrijfsstrategie zoals de missie, visie en strategische waarden moeten zeker aan bod komen in deze fase.
Bedrijven die een uitgebreide gedragscode en ethisch programma hebben uitgewerkt lassen ook best in deze fase de training hieromtrent in.
Zorg ervoor dat voor het einde van het eerste kwartaal geen onduidelijkheid meer kan bestaan over de rewardpolitiek, het eventuele cafetariaplan en relevante HR policies. Bestaan er extralegale voordelen als groeps- en hospitalisatieverzekering, licht dan ook zeker de procedures en voordelen toe.
Tot slot verschaf je in deze periode ook alle relevante informatie met betrekking tot de gebruiken inzake interne promotie en organiseer je ten laatste in deze fase een gesprek over de carrièreplannen, gekoppeld aan het opstellen van een groeiplan op maat van de interesses en sterktes van de nieuwe medewerker. Zo bereid je niet alleen je toekomstige leiders voor op hun rol, je leert welke ambities je nieuwe medewerkers hebben en hoe je hieraan tegemoet kan komen.
Integratie L & D
Zie het onboardingsproces niet als een geïsoleerde procedure. Het is de eerste stap van het L&D programma van elke nieuwe medewerker. Door een duidelijk beeld te hebben van de competentienoden binnen elk team kan je de onboarding op maat aanpassen om starters zo snel mogelijk van de nodige skills te voorzien. Zo creëer je al tijdens de onboarding een dynamisch en proactief persoonlijk ontwikkelingsplan (POP).
De eerste stappen worden gezet in de onboarding, tijdens de verdere loopbaan kan L&D deze ontwikkeling verderzetten, in functie van de rol, de carrièredoelstellingen en de evoluerende noden binnen het team en de organisatie. Door onboarding te integreren in een bredere L&D-strategie, zorg je ervoor dat medewerkers niet alleen goed beginnen, maar ook blijven meegroeien met de organisatie en dat je hun toelaat om binnen het bedrijf hun volledige potentieel te bereiken en benutten. Dit draagt bij aan een cultuur van voortdurende verbetering en ontwikkeling.
Feedback en doelstellingen
Een goede onboarding biedt voldoende ruimte voor feedback aan de nieuwe medewerker. Je helpt er niet alleen hun integratie mee bevorderen, je leert ook op welke manier je onboarding nóg beter kan worden. Bouw dus zeker feedbackmomenten in aan het einde van elke fase en zelfs na belangrijke stappen binnen de fases. Wat vonden ze van de onthaalbrochure? Het welkomstpakket? Hoe is de klik met de toegewezen buddy en de leidinggevende? … Deze info geeft je de kans om kort op de bal te spelen en bij te sturen indien nodig. Door feedback te verzamelen en te implementeren toon je dat je hen respecteert en dat hun ervaring je interesseert. Zo creëer je een gevoel van waardering.
Zorg ook voor regelmatige check-ins met de manager om de doelstellingen, voortgang en de eventuele knelpunten te bespreken. Let hierbij op dat je voldoende erkenning geeft voor de gemaakte vooruitgang en op een constructieve manier de verbeterpunten aankaart. Bij het opstellen en communiceren van doelstellingen zorg je dat de verwachtingen duidelijk zijn en je medewerkers begrijpen hoe succes wordt gemeten. Waak erover dat de verwachtingen en doelstellingen ambitieus maar haalbaar zijn en gekaderd worden in de missie en visie van het bedrijf.
Ook de feedback van de teamgenoten kan waardevol zijn. Zij hebben immers een ander perspectief dan de manager, waardoor ze niet alleen andere zaken zullen observeren, maar ook dezelfde observaties op een andere manier zullen bekijken.
Maatwerk & generaties
Door een onboardingsprogramma op maat te organiseren, kan je de kans op succes voor je nieuwe medewerkers vergroten. Je begint natuurlijk niet vanaf 0 bij elke nieuwe starter, maar bouwt een modulair framework met verschillende componenten die je al dan niet inzet, in functie van de individuele noden met betrekking tot de voorkeuren en het profiel van de nieuwe starter en de functieafhankelijke noden van de organisatie.
Je kan bij het integreren van nieuwe medewerkers ook rekening houden met de generatie waartoe ze behoren.
Baby Boomers (1946-1964) hebben typisch een voorkeur voor persoonlijk contact. Overweeg dus meer face-to-face introducties en mentorschap in tegenstelling tot virtuele kennismaking en manuals. Ze zijn gewend aan traditionele structuren en hiërarchieën. Een duidelijk overzicht van organisatiestructuur en rollen kan nuttig zijn, zeker indien de organisatie een minder strakke structuur volgt. Vertrouw niet louter op digitale tools en omgevingen om hun onboarding te ondersteunen.
Gen X (1965-1980) hecht vaak waarde aan onafhankelijkheid en flexibiliteit. Bied ruimte voor zelfstandig werken en benadruk flexibele werkregelingen indien van toepassing. Ze zijn vaak al meer comfortabel met technologie waardoor digitale tools en trainingsplatforms effectief kunnen zijn. Deze generatie laat zich kenmerken door een hogere verwachting op vlak van loopbaanontwikkeling en een resultaatgerichte visie op vlak van organisatie en training.
Gen Y (Millennials 1981-1996) is opgegroeid met technologie. Zorg voor digitale onboardingtools en gebruik interactieve en multimediale elementen. Ze waarderen continue feedback en ontwikkelingsmogelijkheden. Implementeer regelmatige check-ins en kansen voor loopbaanontwikkeling. Work-life balance is vanaf deze generatie een meer belangrijke factor, waardoor mogelijkheden tot flexibel en hybride werken meer op de voorgrond mogen staan.
Gen Z (1997-2012) is gewend aan snelle informatie en korte aandachtsspannes. Maak onboardingmateriaal beknopt en visueel aantrekkelijk. Generatie Z waardeert interactieve leerervaringen. Gebruik gamificatie (spelvormen) en andere interactieve methoden in trainingen. Deze generatie is meer dan de anderen op zoek naar betekenis in hun werk. Ze willen een positieve bijdrage leveren. De missie en waarden zijn voor hen erg belangrijk, net als maatschappelijke impact.
Ondanks deze generalisaties blijft elke medewerker een individu. Daarom blijft het belangrijk een gesprek over de individuele behoeften te organiseren.
Een goede start is het halve werk
Door met factoren rekening te houden creëer je een onboarding die niet alleen sterk staat op zichzelf, maar ook de basis vormt voor een engagerende employee journey die niet mag ontbreken in een geïntegreerde retentie- en ontwikkelingsstrategie.
Commentaires